Nettoyer le corpus avant de l’indexer

Inventoriez les documents, leurs versions, propriétaires et dates de révision. Des procédures contradictoires produisent des réponses ambiguës, même si le moteur retrouve parfaitement chaque fichier. Identifiez la version faisant référence et prévoyez le retrait ou l’archivage des documents obsolètes.

Vérifiez également la qualité technique : texte exploitable, tableaux compréhensibles, scans lisibles et pièces jointes accessibles. Le découpage d’un document peut séparer une règle de son exception. Testez donc des questions dont la réponse dépend de plusieurs paragraphes ou d’un tableau, plutôt que seulement des phrases faciles à retrouver.

Respecter les droits jusqu’à la réponse

Le filtrage doit tenir compte de l’identité et des autorisations avant de sélectionner les passages utilisés. Masquer un lien après avoir inclus son contenu dans une réponse ne protège pas l’information. Définissez comment les changements de droits et les suppressions sont répercutés dans l’index.

Commencez par un corpus homogène destiné à un groupe connu. Un assistant général couvrant immédiatement toutes les fonctions multiplie les règles d’accès et les risques de mélange. Les journaux de questions peuvent eux-mêmes contenir des informations sensibles : leur accès et leur conservation doivent être prévus.

Exiger des sources vérifiables

Une réponse doit permettre d’ouvrir le document et de retrouver le passage utile, avec sa version lorsque cela compte. La présence d’une citation ne prouve pas automatiquement que le texte affirme ce que la réponse lui attribue. Le jeu d’évaluation doit donc vérifier le lien entre chaque affirmation importante et la source citée.

Préparez des questions sans réponse dans le corpus. L’outil doit pouvoir dire que les documents disponibles ne permettent pas de conclure. Cette capacité est aussi importante qu’une réponse correcte sur un sujet bien couvert, notamment pour des procédures ayant des conséquences opérationnelles.

Séparer recherche et action

Répondre à une question et modifier un dossier sont deux responsabilités distinctes. Pour un premier déploiement, limitez clairement les actions autorisées. Si l’assistant est ensuite relié à un ERP ou un workflow, ajoutez des validations et des permissions adaptées, indépendantes des instructions présentes dans les documents consultés.

• Tester les documents incomplets et contradictoires.
• Vérifier les accès avec plusieurs profils utilisateurs.
• Évaluer les réponses lorsque la source est absente.
• Contrôler les instructions malveillantes contenues dans un document.
• Prévoir le signalement et la correction d’une réponse.

Organiser la maintenance éditoriale

Nommez un responsable du corpus et définissez le traitement d’une mise à jour. Le suivi ne doit pas se limiter à la disponibilité du service. Examinez les questions sans réponse, les sources obsolètes et les retours des utilisateurs. Ces observations peuvent aussi améliorer la documentation elle-même.

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